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LIMS 專注您的專注

Smart Dedicated Efficient

試劑管理系統保證實驗室試劑全周期可追溯管理

2021-09-18 11:43


隨著各類檢驗機構開展的業務越來越多,檢測機構實驗室所涉及試劑的品種和使用量日益增多。而試劑的使用和管理是檢驗質量的關鍵要素,也直接關系著三方檢測機構的成本效益。如何有效、規范的管理檢驗試劑?并符合ISO15189認可準則?實驗室試劑管理系統為標準化實驗室建設和迎接ISO15189評審提供了一套高效的解決方案。

實驗室試劑管理系統使用B/S系統架構,軟件功能采用JAVA語言進行開發,MySQL作為應用數據庫。軟件后臺服務器主要采用高性能PC、刀片服務器、虛擬服務器等。系統采用多用戶授權體系,供應商提供查詢訂單信息、填寫供貨單、打印條碼、維護試劑三證等功能,針對實驗室用戶提供維護供應商信息、維護供應目錄和訂單、試劑出入庫管理、庫存查詢統計、盤點等功能。

實驗室試劑管理系統具有如下管理功能模塊:

1. 合作商管理:ISO15189認可準則5.3.1.7中提到影響檢驗性能的設備記錄。從供應商信息管理平臺可查閱到供應商名稱、地址等詳細信息。試劑的采購單價、儲存溫度、建議儲存量等詳盡信息都有呈現。

2. 物資管理:試劑管理系統中物資證照管理模塊將權限開放給對應試劑供應商,通過登錄系統終端維護和完善廠商信息、上傳試劑三證。實驗室通過終端核實資質的準確性、有效性。該環節提高了實驗室工作效率、并與試劑廠商建立了良好的互動關系,體現了智慧實驗室智能化、自動化、精準化的管理理念。

3. 采購管理:構建精細化、精準化采購模式。在試劑包裝出庫上做了調整優化,將大包裝拆分精細到以盒或瓶為單位。單一的盒或瓶拆分后形成二維碼,通過識別二維碼完成出入庫全過程。對于使用周期短、較頻繁的試劑耗材采取Excel批量出入庫,各崗位根據實際工作需求,及時訂購、及時查對試劑耗材儲備情況,為后續順利檢驗工作流程打下堅實的基礎。

4. 庫存管理:根據ISO15189認可準則5.3.2.4,實驗室應建立試劑和耗材庫存控制系統。結合日常工作情況,各實驗室建立了特色庫存管理體系,方便日常工作。本實驗室庫存管理模塊包括出庫管理、入庫管理、庫存查詢等功能。通過HTTPS網絡協議開放外網試劑供應商客戶端功能。試劑采購訂單在系統中通過互聯網傳輸到供應商端,供應商通過系統打印二維碼、貼碼配送,實驗室通過二維碼出入庫,實現了全程二維碼閉環式管理。此方法在工作流程上做到了進一步優化,節省了出入庫時間、減少了人力。

5. 預警功能:ISO15189認可準則5.3.2.4認為庫存控制系統應能區分未經檢查、不合格的和合格的試劑耗材,不合格試劑耗材包括超期、泄露、外包裝破損等。往往實驗室由于庫存盤點不及時,疏忽臨期或超期試劑和耗材,最終導致浪費。本實驗室的試劑管理預警功能針對現有多數檢驗科的現狀,專門設置臨期和超期試劑預警,可根據庫存數量下限設置預警,預警率達100%。顯著改變了以往實驗室存在的試劑過期丟棄、浪費的情況。

6. 溫濕度實時監控:根據ISO15189電子記錄要求應在對影響檢驗質量的每一項活動產生結果的同時進行記錄。試劑耗材的溫濕度監控是影響檢驗前結果的關鍵因素之一。本實驗室試劑管理系統與電子記錄模塊相互結合,實時監控試劑、冰箱的儲存動態并在手機和電腦端提示預警。操作人員可以通過預警提示獲取冰箱、冷庫的具體信息。試劑管理庫冰箱實時監控記錄溫濕度,形成電子記錄表,出現異常報警和溫濕度不達標情況時會提示報警,點擊報警選項可見具體報警信息,及時、準確、快捷的獲取冰箱所在精確位置、探頭編號、溫濕度超限等信息。方便操作、報警提示易獲取,很大程度上減少操作人員的工作量,提高了工作效率。

7. 庫存盤點:實時監控庫存量是試劑耗材管理的核心環節之一,在ISO15189現場評審中因盤點不及時、周期長等因素導致的過期試劑在用、試劑零庫存等情況。專業組組員在使用試劑時登陸試劑管理系統軟件通過試劑標識碼及時出庫,出庫原則先進先出 。為了避免試劑的積壓、變質和過期,每個月專業組試劑管理員對試劑進行盤點,通過二維碼對庫存量與試劑管理軟件中的數據進行核對,數據是否符合、出入庫是否及時、入庫信息有無錯誤、超期試劑是否在用等。通過庫存盤點及時準確了解庫存狀態,為檢驗前質量控制把好第一關。

既滿足了科室試劑管理的需求,也滿足ISO15189標準化實驗室建設的評審要求。

實驗室試劑管理系統的使用保證所購試劑全周期可追溯管理,顯著提高了試劑管理的合法化、標準化和合理化,幫助檢驗科杜絕試劑過期浪費,降低試劑庫存比,減少試劑成本支出,進一步加強了試劑的科學管理。在醫學檢驗實驗室籌備申報ISO15189的趨勢下,該系統緊扣認可條款,為ISO15189在試劑管理方面的認可迎檢和復審提供了一套高效率的管理工具。

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