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始終堅持客戶視點 卓越技術承載專業服務

Always adhere to the customer point of view of outstanding technology bearing professional services

北京大學分子生態實驗室管理系統建設方案

2019-07-11 16:25


北京大學分子生態實驗室隸屬于北京大學生命科學學院,從事物種的群體遺傳結構、生物地理歷史、種群動態歷史及景觀因子對基因流的影響展開分析研究,涵蓋演化基因組學生物信息學計算,生物樣品資源庫規范管理,分子生態學研究,古代DNA基因組分析。實驗室目前有多名博士和碩士研究生人員。

為了使實驗操作流程更加標準化、提高試驗研究的效率和質量,并確保實驗室研究成果的完整性、真實性和可靠性,并保障實驗室人員的安全。該實驗室需要建設一套規范化智能化的實驗室管理系統,并具備針對:實驗室預約、實驗室儀器設備、實驗室樣品試劑、實驗室人員等方面進行管理功能。?

一、預約申請功能:

第一步:提交申請

用于使用人向實驗室管理人、實驗室負責人等提交書面申請,說明所在院系、課題組、項目名稱,擬開展的實驗類型和時間范圍,以及是否使用危險化學品和自帶設備等。

? 使用人填寫申請表格,,提交后管理端顯示待審批,并發送郵件給實驗室管理人、實驗室負責人和使用人課題組負責人。

? 申請人成為“使用負責人”用戶;使用人課題組負責人成為“使用人課題組負責人”用戶;使用人成為“使用人”用戶

? 實驗室管理人和實驗室負責人通過郵件鏈接至系統中的批準界面。

? 批準后使用人收到批準通過提示。

第二步:培訓和考核

? 使用人在線觀看《北京大學分子生態實驗室公共實驗平臺管理規定》和培訓視頻(待制作)。

? 觀看完畢進入考核頁面(待制作),接受考核。

? 提交后發送閱卷通知給實驗室管理人,管理人打分。

? 得分超過80分為考核通過,進入下一步。低于80分為考核未通過,重新回到培訓部分。

第三步:簽署實驗室使用責任書

? 考核通過在線打印實驗室使用責任書(待制作)。

? 書面簽字后由使用人手機掃描上傳。

第四步:使用預約

用于簽署過實驗室使用責任書的使用負責人和使用人,在使用前預約實驗室和使用時間。至少提前2工作日提交預約,最多可預約兩周(預約第一日到最后一日間不超過14天)。

? 共有4個實驗室,注明使用到的實驗室:擴增配液室、綜合操作室、樣品制備室、擴增及產物分析室。

? 日歷形式顯示,預約時段以半天為單位,可設置為:8:00-12:00;13:00-17:30;18:00-22:00。

? 預約控制:1. 每個實驗室每個使用時段有使用人數上限,超過則不可預約。擴增配液室2人、綜合操作室3人、樣品制備室2人、擴增及產物分析室2人。2. 同一天內只能預約先進擴增配液室,再進其他實驗室,反之不能預約。3. 同一時段如果包含擴增配液室,則不能同時預約樣品制備室和擴增及產物分析室。

? 預約提交后管理端顯示待審批,并發送郵件給實驗室管理人。

? 實驗室管理人通過郵件鏈接至系統中的批準界面。

? 批準后使用人收到批準通過提示。

? 預約使用擴增配液室的使用人在使用擴增配液室的前一日收到提示:“必須提前一日洗澡洗頭,更換干凈衣服。使用當日進入擴增配液室前不得進入非潔凈區(樣品制備室、擴增及產物分析室、樣本庫)。預約周末使用的使用人前一日收到提示:“周末使用實驗室需特別注意基本使用和實驗操作的安全性,離開實驗室前按照”自檢提示“進行安全檢查。

二、樣品管理功能

1.?樣本采集申請

? 采樣操作指南、視頻和野外采樣信息表在系統中獲得

? 樣本入庫申請人填寫樣本入庫申請,包括信息:采集人、采樣地區、采樣日期、樣品數量、運送方式等,附件野外采樣信息表(按照已有的統一模板,包括字段:網格編號、樣線地點、參與調查人、調查負責人、日期、時間、GPS編號、野外樣品編號、經度、緯度、海拔、地面基質、生境類型、崎嶇度、地形、樣本類型、物種(野外判斷)、樣本數量、樣本新舊、是否在刨坑上、照片編號等,表格或數據庫格式)

? 申請提交后管理端顯示待審批,并發送郵件給實驗室管理人、樣本庫管理人。

? 實驗室管理人和樣本庫管理人通過郵件鏈接至系統中的批準界面。

? 批準后樣本采集人收到申請獲批的提示,建立一個新樣本入庫任務,信息和野外采樣信息表接入。

? 樣本入庫后入庫任務完成,并自動提示樣本采集人“樣本已接收入庫。入庫樣本數為XX個,XX條采樣信息未收到對應樣本“。

2.?新樣品入庫

用于新采集的樣本首次入庫

? 打開一個新樣品入庫任務,打開野外采樣信息表。對實際收到樣品的野外編號進行掃碼或輸入

? 成功對應到野外采樣信息表中的野外編號,則新建一條入庫記錄。

????? 打印實驗室編號標簽,貼上后掃碼將實驗室編號錄入,再掃“樣品袋編號”和“冰箱編號”將新樣本定位。

????? 標簽貼于50mL離心管上,需能抵抗-80℃低溫,質地可參考兄弟(brother)標簽機色帶。

????? 自動檢查入庫記錄中的經度、緯度兩個字段。如填寫無誤,則“經緯度來源”字段處填“GPS”。

????? 如缺填或填寫有誤,彈出提示“需要補充填寫經緯度”,彈出“參考經緯度”窗口,手動填寫“參考經緯度”填入,同時“經緯度來源”字段處自動填寫“Refer”。

????? 確認該條入庫記錄錄入完畢。

? 無法對應野外采樣信息表中野外編號的樣品,自動新建一條入庫記錄,字段同野外采樣信息表,手動輸入采樣信息。打印實驗室編號標簽,貼上后掃碼將實驗室編號錄入,再掃“樣品袋編號”和“冰箱編號”將新樣本定位。確認該條入庫記錄錄入完畢。

? 允許同一編號的樣品多于一份的情況,識別到相同野外編號時直接彈出同一個樣品的入庫窗口,數量加1,并指示該樣品應該存放的位置。

? 接收樣品全部入庫后確定入庫任務完成。沒有實際樣品對應到的野外采樣信息表信息,提示“是否刪除”,確認刪除后清空記錄。

? 提示樣本采集人“樣本已接收入庫。入庫樣本數為XX個,XX條采樣信息未收到對應樣本“。

3.?樣品領用(出回庫)

? 申請出庫

????? 從實驗安排和實驗申請中計劃樣品清單直接鏈接到出庫申請,填寫使用人、出庫時間、歸還時間等

????? 出庫申請頁面,填寫出庫目的、領用負責人、出庫樣品清單(樣本庫中查詢時間、地點、物種、樣品在庫情況等后生成)、出庫時間、歸還時間等

????? 申請提交后管理端顯示待審批,并發送郵件給實驗室管理人、樣本庫管理人。

????? 實驗室管理人和樣本庫管理人通過郵件鏈接至系統中的批準界面。

????? 批準后樣本采集人收到申請獲批的提示,并獲得出庫樣品信息表(包括信息:野外編號、實驗室編號、時間、地點、經緯度、物種、在庫情況、樣品定位、出庫時間、出庫批次、項目名稱、經手人、負責人等)和學術發表屬名人、致謝人名單。同時建立一個樣本出庫任務。

? 掃碼出庫。找到樣品后掃碼記錄出庫,相應的在庫情況數量減一,“出庫情況”顯示1。

? 回庫提醒,出庫后每半月提醒領用負責人進行樣品回庫

? 回庫登記,逐一樣品掃碼記錄回庫,相應在庫情況數量加一?;貛旖Y束提醒

? 回庫登記時,同時進行樣品用完的登記。

三、LIMS系統整體功能需求


序號模塊功能備注
1系統管理人員管理人員基礎信息錄入數據庫
角色管理擁有系統功能的角色維護
用戶管理擁有系統操作權限的用戶,如實驗室管理人員及系統管理人員等
授權管理給系統用戶根據職責或者角色進行操作授權
實驗室管理對實驗室相關信息進行登記,相當于系統部分管理
日志管理記錄所有用戶操作詳情
2系統應用
增加引物列表
字典管理方便系統用戶進行選擇的各類屬性
資金來源采購設備或者耗材時的資金來源
設備分類針對學員設備屬性進行分類,便于設備資產的歸類和統計
耗材分類針對耗材信息進行歸類,便于耗材的統計和分析
供應商管理購買耗材或者設備時,便于選擇和參照
3設備儀器設備儀器信息實驗室儀器設備信息、定期校準、正常、維修、生命周期提醒等管理
4預約管理
實驗室使用申請和預約管理
預約過程注冊登錄、預約申請、審核通過,預約違規記錄,暫停預約
5實驗安排實驗排表實驗預約安排、實驗計劃
6樣品管理臺帳管理樣本的定義、樣本的分類、接收時的性狀、檢測實驗前期等樣本管理
日常事務樣本的接收、樣本實驗的領用、中間產物的再入庫、樣品清點等
7實驗管理測序實驗管理記錄實驗人員、時間、試劑、過程、實驗結果等
8實驗報告實驗結果生成實驗報告查詢、存檔、上傳、打印
9耗材采購申請耗材采購申請針對設備采購申請進行審核,并在線審批
耗材采購審核針對設備采購申請進行審核,并在線審批
耗材采購根據采購計劃匯總、根據供應商進行分組和采購
耗材采購單打印對采購單進行打印和查看
10耗材管理溯源管理(條形碼)登記耗材信息,并同時登記耗材條形碼,方便耗材的入庫和出庫,根據條形碼可以及時有針對性的采購
(包含試劑)危險品管理對危險耗材進行屬性登記并進行有效提醒和監控,可以確保存儲安全和使用安全

自管庫管理,專柜、專管人、領用信息等

耗材庫存預警根據每個耗材的庫存下限進行設置,并在臨界值進行預警,確保庫存量

耗材入庫根據采購單進行入庫,采用掃碼入庫,并形成庫存;

液體測量通過電子秤進行液體測量,并登記測量信息和打印條形碼標簽

液體領取(退換)掃碼領取,更新液體容量;如有剩余,再掃碼退換;液體領取和其他耗材領取類似,只是中間多了液體測量和分拆的步驟

耗材領取掃碼領取,出庫更新庫存

庫存管理對各類耗材庫存數量進行查看

庫存盤點按低資耐耗、文化用品、日常用品分類盤點,確保庫存平衡
12物資管理庫房盤點儀器設備等出入庫管理等
14資訊通知資訊發布發布學院信息,通過信息欄可以快速閱讀和了解學院信息
通知公告通過公告可以發布學院通知信息及系統信息登
消息提醒消息推送、提醒、警示等
15統計分析設備統計對設備類型情況及分布情況等進行多類型統計
設備詳情查看設備檔案信息,及其所有輔助信息,好比設備履歷
耗材統計統計現有耗材數量統計及已消耗數量統計等
設備狀態分析根據設備不同狀態了解資產現狀
耗材庫存統計根據按低資耐耗、文化用品、日常用品分類,即時了解耗材庫存情況,便于耗材的管理和采購等
16管理端內部使用實驗室管理人員和實驗人員使用
17預約端客戶預約客戶可查看實驗預約、實驗結果等情況
18移動端小程序或APP基礎信息展示
19第三方系統可連接公司原有0A或ERP等其它系統


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